Madurez digital sin magia: por qué una puntuación global no muestra qué hay que arreglar

Madurez digital: por qué una sola puntuación no basta
En Rusia se utiliza cada vez más el término «madurez digital». Pero detrás de esa expresión tan vistosa no debería haber una clasificación por la clasificación, sino una respuesta práctica a esta pregunta: qué impide exactamente que un organismo trabaje con mayor rapidez y calidad, y qué cambios lo solucionarían.

Aleksandr Cherkavski, experto de la Escuela Superior de Administración Pública de la Academia Presidencial, propone evaluar la madurez a través de las limitaciones concretas de los procesos de gestión. Un mismo síntoma puede deberse a causas distintas y, por tanto, requerir soluciones diferentes.

Las mismas devoluciones, distintas causas
Imaginemos dos organismos. En ambos, los documentos se tramitan por vía electrónica, se registran los encargos y se controlan los plazos. Aun así, los informes se devuelven periódicamente para que se revisen.

En el primer organismo, el responsable tiene que reunir manualmente la correspondencia y preguntar a los empleados. Así descubre que quienes ejecutan las tareas entienden de manera distinta los requisitos del resultado. En ese caso, hay que precisar los criterios para preparar y revisar los informes, y empezar a registrar los motivos de las devoluciones de forma que puedan analizarse.

En el segundo organismo, el historial de ejecución ya está disponible en datos vinculados. Los errores se repiten en la información que llega de otro sistema. La comprobación detecta directorios no armonizados: los mismos objetos aparecen con nombres distintos. Aquí la prioridad es establecer reglas comunes para el intercambio de datos y armonizar los directorios.

En cuanto a la velocidad de transmisión de documentos, ambos organismos pueden parecer iguales. Pero tras el mismo indicador se esconden problemas distintos. Por eso, el responsable no necesita solo una puntuación global, sino un perfil que muestre qué elemento del proceso limita los resultados.

De los requisitos a la solución
En un informe analítico sobre los resultados de un estudio de la Academia Presidencial realizado a petición de la Oficina del Gobierno de la Federación de Rusia, Aleksandr Cherkavski propuso vincular los requisitos de los procesos digitales con datos e indicadores verificables. Primero se elabora un perfil de madurez y, a partir de él, se eligen los cambios necesarios.

Los objetivos de digitalizar la gestión documental, la ejecución de encargos y el control de la disciplina en su cumplimiento están establecidos en el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia n.º 629, de 8 de mayo de 2025.

El enfoque parte del documento digital entendido como un conjunto de datos de gestión que acompañan una decisión y su ejecución. Los vínculos entre tareas, participantes, acontecimientos y resultados son necesarios para el control, el análisis y la preparación de decisiones. La madurez significa que este trabajo se ha convertido en una práctica estable: los datos se generan durante la ejecución, los responsables velan por su calidad y los directivos los utilizan periódicamente al tomar decisiones.

Siete ámbitos de evaluación

Cobertura de la gestión documental digital: cuántos tipos de documentos se han pasado al formato digital y qué proporción representan del total.
Calidad del documento digital: si se han rellenado los campos obligatorios, si se conoce la versión actual y si es posible vincular el documento con una tarea y un resultado.
Compatibilidad de sistemas y registros: si se conservan el significado y los vínculos al transmitir los datos, y si se utilizan directorios e identificadores comunes.
Rendimiento del ciclo de gestión: dónde se producen retrasos y aprobaciones repetidas, cuánto dura el trabajo y con qué frecuencia se devuelven los informes.
Organización del trabajo con los datos: quién es responsable de su calidad y qué normas rigen la descripción, actualización y utilización de la información.
Riesgos y cumplimiento de requisitos: si los estados se respaldan con registros de las acciones, si es posible reconstruir el historial de cambios y detectar incumplimientos.
Efecto económico: cuánto trabajo requieren la introducción repetida de datos, las comprobaciones manuales y las consultas duplicadas, y si esos costes disminuyen tras los cambios. El tiempo liberado debe contabilizarse por separado del ahorro presupuestario, teniendo en cuenta los costes de implantación y mantenimiento.

Para qué sirve un perfil de madurez
Las respuestas en los siete ámbitos muestran qué elementos del proceso ya están desarrollados y cuáles frenan el trabajo. Por ejemplo, un organismo puede intercambiar datos rápidamente entre sistemas, pero transmitir errores. Al promediar los indicadores, ese problema puede quedar fácilmente oculto.

Como señala Aleksandr Cherkavski, una puntuación global no permite decidir qué hay que cambiar exactamente. Si los retrasos se deben a la mala calidad de los datos, acelerar la aprobación de documentos no resolverá el problema. Una evaluación agregada es útil para seguir la evolución, pero elegir las medidas exige analizar los indicadores por separado y las causas de las desviaciones.

La mera presencia de inteligencia artificial tampoco demuestra que el proceso sea maduro: para que funcione correctamente hacen falta datos de calidad y relacionados entre sí.

Qué datos utilizar
El cálculo debe basarse en los datos de los registros de sistema que se generan durante la ejecución: acciones de los empleados, cambios de estado, información de los registros y logs de los sistemas de información. Las encuestas y las evaluaciones de expertos pueden complementar esa base.

El cálculo automático solo es posible si se registran los eventos necesarios y los datos son completos y comparables. Si no se puede calcular un indicador, primero hay que encontrar la causa: puede que falten registros, que estén en otro sistema o que existan sin estar vinculados a la tarea correspondiente. Según el caso, habrá que organizar el registro, garantizar el acceso, vincular los datos o corregir los errores.

Resultado práctico
Para aplicar plenamente este enfoque, habrá que desarrollar un modelo de niveles de madurez y una metodología de cálculo: definir fórmulas, fuentes de datos y reglas de interpretación. Después, el organismo podrá fijar su situación inicial, elegir los cambios y comprobar sus resultados.

En el ejemplo anterior, un organismo hará un seguimiento para ver si disminuye el número de devoluciones tras precisar los requisitos de los informes. El otro comprobará si se reducen los errores después de armonizar los directorios. Así, la madurez digital deja de ser una cifra decorativa y se convierte en una herramienta de gestión: los esfuerzos se dirigen allí donde se ha encontrado la causa del problema y los resultados se verifican con datos medibles.