La oficina contra la tecnología

Un estudio de Workplace Experience realizado por Logitech ha revelado que muchas empresas incorporan demasiado tarde a los equipos de TI y de tecnologías audiovisuales al diseño de las oficinas. Para cuando los especialistas en tecnología pueden opinar, ya se han tomado las decisiones clave sobre la distribución de las salas de reuniones y las zonas de trabajo. Como resultado, en vez de integrar el equipo en el espacio desde el principio, toca encajarlo a posteriori en un interior ya terminado.

El problema se nota especialmente en el Reino Unido. Allí, solo el 31 % de los puestos de trabajo implica a los equipos de TI y AV antes de empezar a planificar el espacio. AV son las tecnologías audiovisuales: cámaras, micrófonos, pantallas, sistemas de videollamada y otros equipos para las reuniones. Con el trabajo híbrido ya convertido en algo habitual, la participación tardía de los especialistas técnicos pasa enseguida de ser un detalle organizativo a convertirse en una fuente de fallos diarios.

Según Logitech, un mal sonido y los cortes de conexión restan una media de 12,2 minutos de productividad a cada participante de una reunión que sufre problemas. Una pérdida así parece asumible. Pero basta multiplicarla por el número de empleados, reuniones y jornadas laborales para descubrir que la empresa paga regularmente por unas salas de reuniones mal diseñadas; solo que no recibe una factura aparte, sino en tiempo perdido.

Al mismo tiempo, los directivos entienden la relación entre la calidad del entorno de trabajo y los resultados empresariales. El 86 % de los encuestados cree que una buena experiencia en el lugar de trabajo —es decir, un trabajo en la oficina cómodo y bien equipado tecnológicamente— está directamente relacionada con la productividad. Otro 90 % ve una relación directa con la eficacia de la colaboración.

Sin embargo, no todos logran pasar del acuerdo a la inversión. Solo el 56 % de los directivos está convencido de contar con datos suficientes sobre el retorno de la inversión, o ROI, para justificar el gasto en mejorar el entorno de trabajo. El ROI indica hasta qué punto una inversión queda compensada por sus resultados financieros. Hoy, solo el 29 % de las empresas considera la experiencia en el lugar de trabajo una estrategia empresarial clave.

Logitech propone empezar por estrechar la colaboración entre departamentos. TI, Recursos Humanos y el equipo responsable de los inmuebles de oficina deberían participar desde las primeras fases del proyecto, no cuando ya están levantadas las paredes y el presupuesto está agotado. Planificar los espacios de forma conjunta puede reducir los costes a largo plazo de sustituir equipos obsoletos o inadecuados.

El estudio también propone contabilizar las interrupciones tecnológicas como una métrica independiente. La productividad perdida por los fallos sirve como prueba práctica de que los espacios de oficina deben funcionar mejor. De lo contrario, la empresa seguirá ahorrando en el diseño para luego pagar de más por corregir sus consecuencias.