Google contra Microsoft: el ahorro resultó ser un mito

Cada vez más empresas abandonan Microsoft 365 en favor de Google Workspace, pero un nuevo análisis muestra que el cambio no siempre reduce los gastos. Es más, al tener en cuenta todas las funciones y los costes asociados, Google puede incluso salir más caro.

Domenico Scriva, analista principal sénior de Gartner, ha estudiado la economía de pasar de Microsoft 365 a Google Workspace. Su conclusión es sencilla: cambiar de plataforma, por sí solo, no supone un ahorro económico apreciable. El precio más bajo de la licencia de Google Workspace parece convincente solo mientras se comparan suscripciones individuales, en lugar del conjunto completo de prestaciones.

El producto que suele tomarse como referencia para la comparación es Microsoft 365 E5. Esta suscripción incluye no solo aplicaciones de oficina, sino también funciones adicionales: telefonía, herramientas de seguridad y licencias del sistema operativo. Google Workspace ofrece ese conjunto de prestaciones de otra manera o requiere soluciones independientes. Por eso, la diferencia entre los precios de las licencias no refleja el coste real de propiedad.

Según Scriva, algunas organizaciones se pasan a Google no porque hayan calculado la rentabilidad, sino porque Microsoft 365 les irrita o están descontentas con el funcionamiento de la plataforma. Sin embargo, la antipatía hacia un proveedor no constituye por sí sola una justificación empresarial: puede explicar una decisión de la dirección, pero no demuestra que la empresa vaya a ahorrar.

También hay un detalle importante relacionado con la inteligencia artificial. Gemini está incluido en los planes de Google Workspace, mientras que Copilot para Microsoft 365 se adquiere por separado. A primera vista, esto debería inclinar la balanza a favor de Google. Pero, una vez tenidos en cuenta los demás componentes, Google Workspace sigue saliendo unos dos dólares más caro al mes, según la estimación del analista.

Aun así, la rentabilidad final no depende solo del software, sino también de los equipos. Google Workspace puede resultar más ventajoso en organizaciones que utilizan ordenadores Mac, que suelen durar más tiempo en servicio. Otra opción son los Chromebook, generalmente más asequibles en el momento de la compra. En ese caso, el ahorro puede venir de unos equipos más baratos o duraderos, y no de la suscripción por sí sola.

Por tanto, pasarse a Google puede implicar algo más que sustituir los programas de oficina. La empresa puede cambiar al mismo tiempo su parque de dispositivos, renovar los ordenadores con menos frecuencia o adoptar otro tipo de equipos. Pero también hay una desagradable sorpresa: formar a los empleados para que aprendan a usar el nuevo sistema puede hacer desaparecer rápidamente la rentabilidad potencial.

Gartner recomienda a las empresas evaluar resultados concretos —por ejemplo, reducir costes, aumentar la productividad o disminuir riesgos— en lugar de dejarse llevar por las emociones. Con el rápido desarrollo de la inteligencia artificial, las plataformas de oficina pueden cambiar de forma sustancial. Por eso, a algunas empresas les conviene más resignarse temporalmente a un producto de software que les gusta menos que cambiar de ecosistema a toda prisa y pagar por el mero hecho de cambiar.